Die Registrierkassenpflicht ist Teil der Betrugsbekämpfungsmaßnahmen, welche im Zuge der Steuerreform 2015/2016 von der Bundesregierung festgelegt wurden:

• Registrierkassenpflicht
• Einzelaufzeichnungspflicht
• Belegerteilungspflicht

Neben der gesetzlichen Neuregelung der Registrierkassenpflicht in den §§ 131 ff BAO ab 1.1.2016 tritt ab dem 1.1.2017 auch eine Verordnung zur Ausgestaltung der Registrierkassen gegen Manipulationsmaßnahmen in Kraft (elektronische Sicherungseinrichtung – Chip).

Was ist eine Registrierkasse?

Unter einer Registrierkasse im Sinne der Bundesabgabenordnung (BAO) ist ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu verstehen, das sämtliche Bareinnahmen zum Zweck der Losungsermittlung (Tagesumsatz) einzeln erfasst. Ab dem 1. Jänner 2017 ist dieses System mit einer technischen Sicherheitseinrichtung gem. Registrierkassensicherheitsverordnung zu versehen. Ab dem 1. Jänner 2017 muss der Finanzverwaltung zudem auch die Verwendung einer elektronischen Registrierkasse via Finanz-Online gemeldet werden.

Wann besteht für Gemeinden Registrierkassenpflicht?

Sind Gemeinden hoheitlich tätig, fallen sie hinsichtlich dieser Umsätze nicht unter die Registrierkassenpflicht. Registrierkassenpflicht besteht ab 1.1.2016 hingegen für jene steuerpflichtigen Betriebe der Gemeinde (Betriebe gewerblicher Art), welche einen Jahresumsatz von zumindest EUR 15.000,00 und davon Barumsätze von mehr als EUR 7.500,00 erwirtschaften.
Als Barumsätze gelten alle Einzahlungen, welche mit Bargeld, Bankomat- und Kreditkarten sowie mit Gutscheinen, Gutscheinmünzen und dergleichen abgewickelt werden.
Erst wenn beide Betragsgrenzen überschritten werden, ist die Verwendung einer Registrierkasse für den Betrieb verpflichtend. Für die Umsetzung hat die Gemeinde ab dem Voranmeldungszeitraum in welchem die Umsatzgrenzen überschritten werden 3 Monate Zeit eine Registrierkasse einzuführen.

Beispiel: Ein von der Gemeinde geführtes Freibad erzielt jährlich EUR 18.000 Einnahmen, davon EUR 14.000 in bar.
Lösung: Es besteht Registrierkassenpflicht, da sowohl die Umsatzgrenze (EUR 15.000) als auch die Barumsatzgrenze (EUR 7.500) überschritten wurde.

Beispiel: Ein von der Gemeinde geführter Skilift erzielt im Jahr EUR 12.000 Einnahmen, alle in bar.
Lösung: Es besteht keine Registrierkassenpflicht, da die Umsatzgrenze (EUR 15.000) nicht überschritten wurde. Es besteht jedoch sehr wohl eine Einzelaufzeichnungspflicht jedes Barumsatzes und eine Belegerteilungspflicht.

Welche Bereiche sind von der Registrierkassenpflicht ausgenommen?

• Umsätze von Gemeinden, die sie in hoheitlicher Tätigkeit erzielen (zB Einzahlung von Gemeindeabgaben)
• für Geschäfte von Haus zu Haus bzw. auf öffentlichen Straßen, Plätzen, Wegen oder anderen öffentlichen Orten, die ohne feste Einrichtung ausgeführt werden bis zu einem Jahresumsatz von EUR 30.000,00 pro Betrieb – sogenannte „Kalte Hände“-Regelung (zB mobiler Friseur, Essen auf Rädern)
• Wirtschaftliche Geschäftsbetriebe im Sinne des § 45 Abs. 2 BAO (Zweckverwirklichungsbetriebe) von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften (Bsp. Museumsbetrieb eines gemeinnützigen Kulturvereins)
• Feuerwehrfeste
• Fahrausweisautomaten
• Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten, welche noch rein mechanisch aufgebaut sind (Bsp. Wutzler im Schwimmbad)

Was passiert wenn keine Registrierkasse angeschafft wird?

Wird die Registrierkassenpflicht nicht beachtet, so handelt es sich in diesem Fall um eine Finanzordnungswidrigkeit (Strafe bis zu EUR 5.000), welche zum Verlust der sachlichen Richtigkeit der Bücher führt und zu einer Schätzungsbefugnis der Finanzverwaltung führt.

Wird die Anschaffung einer Registrierkasse steuerlich gefördert?

Neben der Vollabsetzung der Anschaffungs-/Umrüstkosten kann für Anschaffungen zwischen dem 1.3.2015 und 31.12.2016 eine Prämie in Höhe von EUR 200 geltend gemacht werden (Steuerformular E 108c).

Einzel und Belegerteilungspflicht für Barumsätze

Neben der Einzelaufzeichnungspflicht ist die Belegerteilungspflicht bei Barumsätzen ab dem 1.1.2016 zu beachten. Für jeden Barumsatz ist ab dem 1.1.2016 ein Beleg auszustellen, welcher grundsätzlich vom Empfänger entgegen zu nehmen ist. Im Sinne der BAO trifft das auf sämtliche Barumsätze für umsatzsteuerbare Leistungen der Gemeinde zu. Davon unabhängig besteht bereits nach § 7 der NÖ Kassen- und Buchführungsverordnung (NÖ KBV) Belegerteilungspflicht für sämtliche Kasseneinzahlungen.

Der Beleg muss folgende Informationen enthalten:

• Bezeichnung des Unternehmers
• Fortlaufende Nummer
• Tag der Belegausstellung
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
• Betrag der Barzahlung

Die Nichtausfolgung eines Belegs stellte eine Finanzordnungswidrigkeit (Strafe EUR 5.000) dar. Die Nichtannahme der Belege durch die Kunden hat keine finanzstrafrechtlichen Konsequenzen.

Empfehlungen:

• Um bereits mit 1.1.2016 für die Registrierkassenpflicht gerüstet zu sein, empfiehlt es sich bereits mit dem Abschluss der Buchhaltung September 2015 zu kontrollieren, ob bei den einzelnen Betrieben überhaupt eine Registrierkassenpflicht ab 1.1.2016 bestehen kann.
• Eine Registrierkassenpflicht kann vermieden werden, wenn die Gemeinde auf den bargeldlosen Zahlungsverkehr besteht (auch in der NÖ KBV so vorgesehen!).
• Einzahlungen sind ausnahmslos zu quittieren.
• Die Gemeindekassa (Amtskassa) sollte in elektronischer Form geführt werden, wobei die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen gewährleistet sein muss (kein Excel!). Ob die Amtskasse ab 1.1.2017 mit einer zusätzlichen Sicherungseinrichtung versehen werden muss richtet sich danach, ob ein einzelner Betrieb registrierkassenpflichtig ist und dessen Barumsätze über die Amtskassa laufen.
• Für gemeinnützige Tätigkeiten der Gemeinde (zB Kulturbetrieb) können entsprechende Statuten vom Gemeinderat beschlossen werden um für diesen die Ausnahme für Betriebe gem. § 45 Abs. 2 BAO zu erwirken.

Beispiel: Es könnte auch beim Kindergarten, wenn die Zahlungen der Eltern in Bargeld erfolgen, eine Registrierkassenpflicht entstehen. Diese kann mit Umstellung auf monatliche Sammelrechnungen mit Erlagschein bzw. Bankeinzug entgegengewirkt werden.

(Quelle: NÖ Gemeindevertreterverband der VP, Mag.(FH) Christoph Nestler)