Bürgerservice von zu Hause: Wie Homeoffice am Gemeindeamt funktioniert

Der öffentlichen Verwaltung wird seit Beginn der Pandemie besonders viel Flexibilität abverlangt. Die Gemeinden haben in Sachen Homeoffice eine steile Lernkurve hinter sich. Wie viel tatsächlich von daheim erledigt werden kann, hängt stark von den konkreten Tätigkeitsbereichen ab. Ein Rundruf durch dir Bundesländer zeigt: Viele Bürgermeister sind sich einig, dass die Präsenz am Gemeindeamt zur Bürgernähe dazugehört.

Technische Infrastruktur ist kleinstes Problem

Hall in Tirol zählt mit über 14.000 Einwohnern nicht zu den kleinsten unter den Gemeinden. Home-Office ist dort technisch sehr gut umsetzbar. Praktisch muss es aber kaum in Anspruch genommen werden, denn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Haller Rathauses können sich im Gebäude räumlich gut verteilen. Auch Schutzmaßnahmen wurden implementiert, wie etwa Plexiglasscheiben und Abstandsgebote, um die Gesundheit der Mitarbeiter zu schützen. Teilweise ist eine Art Schichtbetrieb jedoch als Vorkehrung notwendig, damit nicht ein ganzes Team auf einmal ausfällt, sollte es zu einer Erkrankung kommen. “Wir haben zum Glück eine sehr moderne Telefonanlage, die es ermöglicht, via den Dienstlaptop auch von zu Hause aus Anrufe von Bürgern genauso entgegenzunehmen, als säße man im Büro”, so die Bürgermeisterin der Stadtgemeinde Hall, Dr. Eva Posch. Auf die schwierige Lockdown-Situation wurde im März schnell reagiert: Die Gemeinde schuf rasch Laptops sowie Handys für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Rathauses an. Diese werden auch, sollte jemand als K1-Person im Büro ausfallen, sofort von Kollegen zur betroffenen Person nach Hause gebracht. An der Organisation und der technischen Ausstattung hapert es in Hall also bestimmt nicht. Präsenz am Amt ist der Bürgermeisterin dennoch am liebsten.

Learnings aus der Krise rasch umsetzen

“Die Bürgerin und der Bürger zahlt die Verwaltung. Wir im Rathaus schulden es der Bevölkerung also, besonders bürgernah zu agieren, und für alle uneingeschränkt da zu sein. Außerdem empfinde ich es nicht als fair, manche Angestellten der Gemeinde von zu Hause arbeiten zu lassen, während andere, wie etwa die Teams des Bauhofs oder unsere Kindergartenpädagoginnen, nicht die Möglichkeit dazu haben”, so die Bürgermeisterin. Das Modell Homeoffice wird also nach der Pandemie nicht beibehalten werden. Dennoch sollen aus dieser schwierigen Zeit auch lehrreiche Impulse mitgenommen werden. “Ich muss mich oft mit einem kleinen Stab der Gemeindeeinsatzleitung absprechen. Diese Leute ständig ins Büro zu holen, das war nicht sinnvoll – als umso praktischer stellten sich die Telefonkonferenzen heraus. Wir haben gelernt: Wir brauchen einen großen Raum, der digital gut ausgestattet ist”, erzählt Posch. Dieses Learning wird auch in die Tat umgesetzt: Die Gemeinde wird einen großen Raum in einem alten Schulgebäude im Ort so renovieren, dass dieser nicht nur für (Online-)Konferenzen, sondern auch andere Veranstaltungen nutzbar ist. Eine Art multifunktionaler White Room also, der auch an ein Notstromsystem angeschlossen sein soll. Die Notwendigkeit dafür fand man im Haller Rathaus bei einer Blackout-Simulation heraus.

Homeoffice nicht überall Thema

Etwas anders ist die Lage in der Salzburger Gemeinde Strobl: Im ersten Lockdown wurden einige Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt, seither arbeiten nur mehr Menschen, die wegen Kontakts mit einer an Corona erkrankten Person in Quarantäne müssen, von zu Hause aus. Bei der reibungslosen Heimarbeit stan dem ein oder anderen Mitarbeiter nämlich vor allem eines im Weg: Die Internetverbindung. Je nach Wohnsituation konnte es nämlich schon schwierig werden, in nicht nervenraubender Geschwindigkeit zu surfen.

Auch im burgenländischen Podersdorf ist Homeoffice für Gemeindemitarbeiter kein Thema. “Wir haben ein sehr großzügiges Gebäude, die meisten Angestellten verfügen über ein eigenes Büro. Dort, wo das nicht möglich ist, haben wir Plexiglasscheiben installiert”, erklärt Bürgermeisterin Michaela Wohlfahrt.

Beamte sollen möglichst bürgernah sein

In der etwa 5.700 einwohnerstarken Salzburger Gemeinde Tamsweg stattete man im März 2020 technisch hervorragend aus: Es gab Diensthandys und Laptops für all jene, die das brauchten. Auch ein praktischer VPN-Zugang zu alles dienstlichen Ordnern und IT-Andwenungen wurde eingerichtet. “Vor allem zu Beginn der Coronakrise war Homeoffice ein großes Thema für uns. Der Bürgerservice musste aber immer besetzt sein”, berichtet der Tamsweger Bürgermeister Georg Gappmayer. Mittlerweile wird aber auch in Tamsweg wieder auf Präsenz im Büro mit den notwendigen Sicherheitsvorkehrungen gesetzt. “Die Gemeinde ist ein Dienstleistungsbetrieb, und als solcher wollen wir, dass die Mitarbeiter als Ansprechpartner der Bevölkerung möglichst bürgernah und vor Ort da sind”, so der Bürgermeister. Das sei auch den Kolleginnen und Kollegen am Gemeindeamt lieber. “Das Thema Homeoffice belastet viele auch emotional. In einer Zeit des Social Distancing kann es eine große Herausforderung sein, auch noch die Kontakte am Arbeitsplatz zu verlieren”, erzählt Gappmayer. Der Bürgermeister entdeckt aber auch die ein oder andere positive Seite an einer schlechten Situation: “Die Krise wirft viel durcheinander, doch der Umbruch bietet uns auch die Chance mehr darauf zu schauen, in welchen Bereichen was notwendig, und was möglich ist, und eine gute Balance zu finden, um als Dienstleister möglichst effizient und gründlich Fragen und Herausforderungen der Bürger zu bewältigen”, so der Bürgermeister abschließend.

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Emina Ayaz

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